Workforce Manager Regionale Service Centra

Vacature Workforce Manager Regionale Service Centra

Helaas, deze vacature Manager Workforce Management is inmiddels vervuld. Toch is het goed dat je bij SkyWalker terecht bent gekomen. Als gespecialiseerd werving- en selectie en interim management bureau voor het customer service vakgebied, heeft SkyWalker meer WFM-vacatures en aanvragen in bemiddeling. Klik hierboven op 'vacatures' en maak je keuze uit het overzicht van actuele customer service vacatures. 

In de rol van Manager Workforce Management ben je de drijvende kracht achter het landelijk WFM-proces binnen de regionale service centra (RSC’s) van de politie. Hierbij geef je sturing aan een team van gepassioneerde WFM-professionals en bent verantwoordelijk voor het vormgeven en optimaliseren van het gehele WFM-proces. Vanuit jouw rol ben je de ambassadeur voor WFM binnen ons RSC en speelt een cruciale rol bij het uitdenken en implementeren van nieuwe processen die ons helpen de volgende stap te zetten binnen Workforce Management.

Data Driven werken is een van de pijlers, dit houdt in dat data wordt gebruikt als belangrijkste instrument om strategische beslissingen te nemen en operationele doelen te behalen. Het WFM team analyseert en adviseert op basis van de data op operationeel, tactisch en strategisch niveau met namen op het gebied van capaciteit en efficiëntie.

Als manager ben je niet alleen verantwoordelijk voor het beheer van het WFM proces maar streef je naar een continue verbetering daarbij fungeer je ook als de Ambassadeur voor WFM. Je bouwt relaties op met stakeholders, bevordert bewustwording en zorgt voor de juiste positionering van WFM.

Omdat de WFM afdeling volop in beweging is adviseer je niet alleen over welke richting maar leidt je ook de implementatie van de nieuwe WFM-processen en technologieën, hierbij is het van groot belang dat het team zich snel aanpast aan veranderingen en de voordelen van innovatie volledig benut.

Doorlopend ontwikkelen van de WFM functie voor het RSC, door onder andere:

• Sturing aan huidig en toekomstig WFM team
• Teamchefs / collega's helpen om capaciteit slimmer in te zetten
• Voorstellen doen om bereikbaarheid te verbeteren
• Pro- actief signaleren van mogelijke knelpunten qua werkaanbod/bezetting en maatregelen formuleren
• Maatregelen voorstellen om werkaanbod te verlagen / efficiënter te werken

Je bent verantwoordelijk voor het opleveren van het landelijke capaciteitsplan en de afstemming van de onderliggende capaciteitsplannen met de eenheden. Je maakt afspraken met de eenheden over de te leveren capaciteit en geeft adviezen aan de teamchefs en de landelijke kwartiermaker over te nemen acties om te capaciteit te garanderen en maximaal efficiënt in te zetten. Daarnaast bewaak je samen met het team de bereikbaarheid vanuit de verantwoordelijkheid van centraal traffic.

Het eerste jaar staat in het teken van een tijdelijke projectorganisatie. Voor 01-05-2024 lever je het ontwerp, de blauwdruk, van de tijdelijke Projectorganisatie ( Landelijk Supportafdeling) en na besluitvorming start je met de tijdelijke inrichting hiervan. Hierbij (voor 01-05-2024) hoort ook het ontwerp van het benodigd aantal fte per functie inclusief de competenties en verantwoordelijkheden die hierbij horen.

Vanuit bedrijfsvoering stuur je samen de eenheden, op de afgesproken KPI’s. Continu verbeteren is vanaf de start een speerpunt voor zowel WFM als kwaliteit waarbij je gebruik maakt van vergaande data-analyse (inrichten).

Het tweede jaar staat in het teken van de formele inrichting van het supportteam en de positionering binnen de landelijke samenwerking. In deze fase worden de werkprocessen definitief geborgd in de operatie. Tenslotte is het voorbereiden van – en daarna – de formele inrichting en overdracht van de tijdelijke naar de definitieve invulling een op te leveren resultaat.

Het RSC is verantwoordelijk voor het te woord staan van burgers met vragen die ‘geen’ spoed hebben. Hieronder valt onder andere al het telefonisch contact dat binnenkomt op 0900-8844 maar ook e-mails, live chat en video bellen. Het RSC is opgedeeld in tien verschillende regio’s die gedeeltelijk regio overstijgend werken. 

Het landelijk onderdeel Workforce management is nieuw binnen het service center en heeft als zodanig nog veel vorming en sturing nodig.

Een uitdagende rol waarin jij de koers bepaalt voor Workforce Management binnen het RSC van de Politie. We bieden een dynamische werkomgeving en een kans om bij te dragen aan de verdere professionalisering van ons team.

Doelstelling

Het landelijk onderdeel Workforce management is nieuw binnen het service center. Je zult dus de volgende doelen realiseren:

• Opleveren van een adviesrapport over het vormgeven en optimaliseren van het gehele WFM-proces. Dit advies ook implementeren. Deze implementatie is gerealiseerd einde inhuurperiode
• Opleveren van het landelijk capaciteitsplan

Het eerste jaar staat in het teken van een tijdelijke projectorganisatie. Voor 01-05-2024 lever je een voorstel over het ontwerp, de blauwdruk, van de tijdelijke Projectorganisatie (Supportafdeling) en na besluitvorming start je met de tijdelijke inrichting hiervan. Hierbij (voor 01-05-2024) hoort ook het bepalen van het benodigd aantal fte per functie inclusief de competenties en verantwoordelijkheden die hierbij horen.

Het tweede jaar staat in het teken van de formele inrichting (na besluitvorming) van het supportteam en de positionering binnen de landelijke samenwerking. In deze fase worden de werkprocessen definitief geborgd in de operatie. Tenslotte is het voorbereiden van – en daarna – de formele inrichting en overdracht van de tijdelijke naar de definitieve invulling een op te leveren resultaat.

Inzet is in de de lijn (landelijk supportafdeling voor de operatie) vergelijkend met de rol teamchef. Je hebt coördinerende en sturende taken binnen het RSC en geef je sturing aan huidig en toekomstig WFM team. 

Verantwoordelijkheden

Je fungeert als landelijk manager WFM voor de eenheden. Verder heb je de onderstaande verantwoordelijkheden:

WFM team

• Dagelijkse aansturing van het WFM team
• Ontwikkeling van het WFM team op kennis en kunde
• Stimuleren van deskundigheidsbevordering

WFM-strategie

• Ontwikkelen, implementeren en onderhouden van een strategisch WFM-plan
• Creëren en beheren van personeelsplanningsmodellen op basis van historische gegevens, seizoensgebonden trends en bedrijfsdoelstellingen
• Data gedreven werken ontwikkelen, implementeren en onderhouden

Capaciteitsplanning:

• Analyseren van de huidige capaciteit en het identificeren van behoeften aan capaciteitsuitbreiding of -reductie
• Doen van aanbevelingen voor een optimale bezetting en het minimaliseren van onder- of overbezetting

Forecasting

• Zorgdragen voor een kwalitatief goede forecast op korte, middellange en lange termijn

Traffic:

• Monitoren en aanscherpen van het operationele proces rond traffic

Rapportage, Analyse en Advies:

• Genereren van periodieke rapportages over afdeling en medewerkersprestaties
• Bewaken van de gestelde KPI’s en daarbij adviseren over mogelijke aanscherping of nieuwe
• Analyseren van data op trends
• Adviezen uitbrengen op door analyse verkregen inzichten met als doel een continue verbetering

Technologie:

• Beheren en optimaliseren van WFM-software en -tools

Contacten

Contact in de operatie, landelijk support WFM, van functieprofiel MBO N2 tot WO. Van medewerker tot sectorhoofd of programmanagers/kwartiermakers. Contact met de teamchefs, adviserend maar zeker ook richtinggevend. 

Contact met medewerkers eenheden, specialisten eenheden en in afstemming met de teamchefs. Diversiteit in contacten, buiten RSC's. Ontwerpen en in werking brengen vraagt om een brede blik en afstemming, afdeling planning (CM3.0), HR advies en ontwikkeling, IDU, enz. 

Contact met het team, manager van en sturing aan supportafdeling en specialisten.

Profiel Workforce Manager Regionale Service Centra

• afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal HBO niveau
• aantoonbaar in het bezit van een diploma/certificaat richting Capaciteitsmanagement
• minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als Workforce Manager
• aantoonbare werkervaring met het ontwerpen, opzetten en ontwikkelen van een landelijk opererende workforce management afdeling
• ervaring met het selecteren en implementeren van nieuwe workforce management software
• aantoonbare werkervaring met de capaciteitsplanning van een service center afdeling
• aantoonbare werkervaring met het aansturen, coachen en ontwikkelen van een multidisciplinair workforce management team
• minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met human resources managementprincipes, specifiek op het gebied van werving, training en personeelsontwikkeling
• aantoonbare werkervaring met data gedreven werken. Hiermee wordt bedoeld:  ervaring met het analyseren en adviseren o.b.v. de data op operationeel, tactisch en strategisch niveau op het gebied van capaciteit.
• werkervaring opgedaan binnen de overheid en/of Politie als Workfoce Manager.

Competenties

• Probleemanalyse
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit
• Organisatievermogen
• Besluitvaardigheid
• Klantgerichtheid
• Flexibel gedrag
• Samenwerken
• Resultaatgerichtheid

Arbeidsvoorwaarden

Kijkende naar de inhoud van deze aanvraag en de wet DBA, leent deze aanvraag zich er niet voor om door een ZZP'er uitgevoerd te worden.

Inzetbaar vanaf 01-02-2024 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 31-01-2025 voor 36 uur per week.

Het contract kan optioneel worden verlengd. Dit zoals wordt aangegeven in het profiel.

De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de Opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.